Rutine ved innsynsbegjæringer

Alle har i følge offentlighetsloven rett til å:
- kreve innsyn i saksdokumenter, journaler og andre registre (offentlighetslovens § 3) - muntlig eller skriftlig (offentlighetslovens § 28)
- kreve innsyn i en sammenstilling av opplysninger som er lagret elektronisk (offentlighetslovens § 9)
-å be om begrunnelse og å klage på avslag på innsynskrav (offentlighetslovens §§ 31-32)

Oppgave:
Behandling av innsynsbegjæringer.

Ansvar/Tidspunkt:
Alle når slik begjæring mottas

Behandlingstid:

Saksbehandler skal besvare innsynsbegjæringen snarest mulig, og vanligvis innen tre dager.

Innsynskrav som ikke er besvart innen 5 arbeidsdager etter at kravet er mottatt, kan nemlig regnes som avslått (§32). Forsinkelser skal begrunnes og det skal være et unntak at det går utover 5 dager.

Vurdering:
Vurder spesielt meroffentlighet etter § 11. Er opplysninger vurdert som taushetsbelagte etter § 13, skal disse opplysningene uansett unntas. Merk at taushetsplikten kun dreier seg om opplysninger, ikke hele dokumenter. Resten av dokumentet er offentlig, så sant det ikke røper det forholdet som skal skjermes. Se også § 12 unntak for resten av dokumentet.

Svar
Saksbehandler vurderer om innsyn kan gis og sender deretter ut dokumentet elektronisk fra den saken og dokumentet det bes om innsyn i. Ved avslag registrerer saksbehandler svaret som utgående svar i samlesaken for innsynsbegjæringer i ESA. Dersom dokumentet sladdes, lagres dette også som en egen journalpost i samlesaken for innsynsbegjæringer.Andre som ber om innsyn i samme dokument, vil få innsyn i samme sladdete dokument.

Eventuelt helt eller delvis avslag på innsynsbegjæring utformes som et eget dokument i ESA med begrunnelse og øvrige opplysninger som offentlighetsloven § 31 krever:

- skriftlig svar med hjemmel for unntak

- opplysninger om klagefrist